É comum pensar que o tributário é apenas centro de despesas.

Uma percepção comum no ambiente corporativo é de que a equipe do setor Tributário é consumidora de recursos infinita e de que seus orçamentos são difíceis de ajustar. Isso se deve ao argumento de que as necessidades “empurram” quaisquer obstáculos para fora das discussões em função da ameaça de multa tributária.

Acredito, por experiência própria, que é exatamente em função das ameaças de autos de infração que não deveremos persistir em um fluxo onde são mantidos profissionais trabalhando “como loucos”, em um tempo reduzido, realizando todo tipo de ajuste manual ou ainda, conciliando os valores “para fechar”. É exatamente pelo risco e pelos valores em questão, que deveremos pensar diferente: eliminar o trabalho braçal e colocar a tecnologia a favor dos profissionais.

Se a equipe contábil deve receber o fechamento fiscal para a apuração de resultado é tarefa da mesma entregá-lo em tempo hábil. Em uma linha de produção seria tão óbvio quanto sensato. Contudo, mesmo nos tempos atuais, pensamos na entrega de tarefas automatizadas e robotizadas como algo ruim dentro das áreas administrativas. Temos a sensação de que nosso trabalho é apenas braçal, mesmo sabendo que se trata do contrário. Este pensamento pode ser considerado uma associação de autovalorização, adicionada ao receio da perda de empregabilidade e também de entregar “o seu trabalho” para um terceiro.

Ocorre que não é preciso entregar parte do trabalho a outros profissionais, nem diminuir a quantidade de tarefas exercidas (apenas as desnecessárias, claro). Atualmente, contamos com ferramentas que permitem a execução de tarefas de forma simplificada com sistemas mais eficientes e infinitamente mais rápidos do que o ser humano.  O conhecimento embarcado em alguns sistemas e dispositivos tem capacidade de processar aquilo que nosso cérebro levaria anos. Por exemplo, é possível citar o caso das travas de portas ou catracas que leem a digital de uma pessoa e em frações de segundo liberam acesso aos autorizado, o reconhecimento facial para acesso aos sistemas bancários, a assinatura digital que evita a necessidade do uso do cartório tradicional, etc.

O mesmo ocorre em sistemas específicos de apoio à equipe tributária e contábil. Um grande exemplo disso são empresas como a Decision IT, que investem em solucionar e automatizar processos inclusos na burocracia tributária brasileira. Trata-se de soluções modernas criadas nos últimos cinco anos ou ainda mais jovens, que permitem eliminar a contabilização manual das apurações de tributos, a robotização de validação dos programas do SPED (acionamento e validação dos PVAs) e o envio e guarda automática de documentos digitais (livros, XMLs, TXTs, etc). O ganho com a otimização do tempo permite a liberação de profissionais para pensar, planejar e atualizar se na legislação.

Equipes que apenas realizam trabalho burocrático, em geral, são menos geradoras de receitas em comparação às outras. Com isso, o foco de atuação da Decision IT pode ser resumido no mapeamento de processos que permitam ganho de tempo, seja pela redução do esforço a partir do uso de funcionalidades inteligentes, ou seja pela mera robotização do processo. Possuímos, em nossa carteira de clientes, empresas que com o uso de uma solução desenvolvida ao final dos anos 90, utilizavam cerca de 1.320 horas mensais (equipe de onze profissionais – vários terceirizados – por três semanas de apuração, escrituração, contabilização e conciliação) para realizar processos tributários. Contudo, ao submeter-se a novos métodos e ferramentas conseguiram reduzir para menos de um terço o total de seu esforço e custo, gerando um efeito imediato no orçamento da equipe interna do setor tributário. O ROI de projetos como estes são visíveis e destacam os profissionais de gestão pela coragem em enfrentar desafios e pensar fora do considerado convencional.

Após algum tempo, os profissionais não imaginam mais voltar a sua rotina anterior. Quando buscam outras oportunidades exigem o mesmo padrão de automação e segurança que possuíam anteriormente, assim como oportunidades de melhoria, satisfação e redução de custos. Não só parece, mas é considerada uma combinação perfeita. Todavia, para atingir este patamar o trabalho é árduo, especialmente ao repensar os modelos de gestão baseados em processos e não mais em pessoas. Por fim, é claro, não posso deixar de citar o esforço em derrubar a desconfiança da capacidade dos sistemas substituírem as pessoas!

Artigo por Mauro Negruni, Diretor de Conhecimento e Tecnologia da Decision IT.