Num final de semana em que estava apresentando o tema de manutenção de cadastros em sala de aula, percebi que este assunto ainda é tratado como de segunda ordem. Chamo de segunda ordem porque poderia, aparentemente, ser resolvido rapidamente em caso de necessidade.

Na verdade, poderá se transformar numa boa armadilha em alguns casos, como atendimento de intimação fiscal ou em casos de retificação e reapresentação de obrigação acessória de períodos pretéritos.

A técnica de versionamento de cadastro, ou seja, a manutenção das várias versões dos dados ao longo do tempo, poderá gerar redução de esforço na entrega. Seguramente aumentará, e é esta minha fundamentação, coerência entre os dados envolvidos na demanda.

Uso como exemplo o caso de ajustamento de plano de contas. Imagine uma empresa que não tinha em seu plano de contas compras de insumos importados e nacionais – apesar de realizar as duas operações.

As compras independentemente da origem foram contabilizadas (no passado) numa única conta – compras de insumos, por exemplo. Em período mais recente foi realizada a abertura de nova conta: compras de insumos importados. A conta que suportava todas as compras de insumos foi alterada para compras de insumos nacionais.

Em um caso de retificação das EFD-Contribuições e ECF de dois períodos fiscais anteriores, a alteração informará aos auditores que mesmo tendo a conta de compras nacionais, os valores são de importados e nacionais, pois não havia ainda a segregação.

Como será o comportamento dos dados nas escriturações? Haverá preservação de informações no contexto de cada período?

A não aplicação da técnica de versionamento poderá gerar tantas situações que sobram exemplos. Por exemplo, dados de aposentadoria de funcionários e funcionárias no cadastro que serve de base para o eSocial em relação ao sexo (civil). Qual o efeito dos dados prestados no cálculo do tempo e idade em caso de mudança?

Há tantos outros. Um produto ou insumo que sofreu alteração de unidade de medida. Ou ajuste de Classificação Fiscal, ou ainda, regime tributário (ICMS-ST, por exemplo). Nos casos em que houve mais de uma alteração que, combinadas, poderiam afetar as alíquotas aplicadas nas operações ao longo do tempo. E, com isso, os documentos escriturados na EFD-ICMS/IPI, por exemplo, não seriam coerentes aos cadastros declarados em novos livros fiscais gerados agora, mas de competências passadas ou seu sistema já está preparado?

Talvez alguém na sua organização pensou sobre isso e questionou se o sistema utilizado daria conta dessa situação. E, sinceramente, a pergunta a ser feita não é bem essa.

A pergunta é: COMO o sistema resolve essas situações em que deverá manter a coerência de dados de cadastro nas vigências de cada época? E deve-se ir além,perguntar como o sistema permitirá alterações em informação do passado que efetivamente necessitam ser corrigidas à época. Alteração é distinta da correção, não é mesmo?

Permitir que esta situação tenha solução apenas quando necessitarem de novo cumprimento de obrigação, não parece ser uma boa ideia. Poderá exigir muito mais esforço no momento de necessidade e, portanto, a operação será mais custosa. Será mais arriscado, sem dúvida. E poderá não ser mais possível buscar as informações no tempo passado.

Recomende, compartilhe e indique esta leitura para sua amiga ou amigo que pensa que o cadastro é uma informação que nunca muda. Me encontre nas redes sociais. Vamos conversar mais sobre esta característica dos sistemas de gestão?

Escrito por Mauro Negruni

Fonte: Contábeis

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